Generalsekretariate der Regierung führen die digitale Aktenverwaltung ein

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Markus Biedermann, Generalsekretär im Ministerium Präsidiales und Finanzen nutzt die digitale Aktenverwaltung

Seit dem 21. September nutzen die Generalsekretariate der Ministerien das Aktenverwaltungssystem „LiVE“ der Landesverwaltung. Mit der Einführung der digitalen Aktenverwaltung wird auch im Regierungsumfeld das digitale Original eingeführt. Das bedeutet, dass vom Posteingang über die Aktenbildung bis hin zum Postausgang und der Archivierung alle Aktenstücke als digitale Originale geführt werden.

Die Landesverwaltung stellt schrittweise auf die neue digitale Aktenverwaltung um. Zwischenzeitlich nutzen rund 15 Amtsstellen und Diplomatische Vertretungen das System. Mit der Einführung in den fünf Generalsekretariaten erfolgt ein weiterer wichtiger Schritt. Bis 2023 soll in der gesamten Landesverwaltung die digitale Aktenverwaltung eingeführt sein. Die Umstellung auf das digitale Original bringt viele Vorteile mit sich. Im Vergleich zu einer einfachen Dateiablage bietet das System eine grössere Integrität und Nachvollziehbarkeit, eine kontextbasierte Ablage von Dokumenten und einen einfacheren Zugang. Zudem werden die Verfügbarkeit und Zusammenarbeit innerhalb der Verwaltung deutlich verbessert.

Beispiel einer Amtssignatur

Wesentliche Änderungen ergeben sich für die ein- und ausgehenden Schriftstücke.
Eingehende Schriftstücke werden neu gescannt und in der digitalen Aktenverwaltung rechtssicher abgelegt. Dadurch werden sie zum digitalen Original, wodurch das physische Dokument vernichtet werden kann. Ausgehende Schriftstücke werden nicht mehr von Hand unterschrieben, da das digitale Dokument führend ist. Schon im Frühjahr hat die Verwaltung deshalb die digitale Amtssignatur im Schriftverkehr eingeführt. Die digitale Signatur gewährleistet in der digitalen Welt eine Sicherheit, die weit über die der klassischen Unterschrift hinausgeht.